Dostęp do danych osobowych w procedurze „Niebieskie Karty” (3/122/2019)

Artykuły „Niebieskiej Linii"

07.08.2025

Grzegorz Wrona

Od 4 maja 2019 roku obowiązują nowe przepisy, które w sposób zasadniczy zmieniają praktykę przetwarzania danych osobowych w obszarze przeciwdziałania przemocy w rodzinie. Co się zmieniło?

Początek roku 2019 dla osób pracujących w obszarze przeciwdziałania przemocy w rodzinie był szczególnie mobilizujący. W pierwszych dniach stycznia wyłoniła się bowiem informacja o planowanej nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (dalej uppwr)¹. Nie była to jednak obiegowa informacja o hipotetycznej nowelizacji, a konkretny opublikowany projekt nowelizacji. Zawierał on m.in. postulat zmiany definicji przemocy w rodzinie w takiej postaci, aby jednorazowe przypadki agresji nie były nazywane przemocą. Tak skonstruowany projekt zmiany prawa wywołał falę negatywnych komentarzy i protestów, które w efekcie doprowadziły do wycofania się przez czynniki decyzyjne z zamiaru dalszych prac nad nowelizacją ustawy.

Równolegle do opisanych powyżej wydarzeń prowadzony był proces legislacyjny, który również doprowadził do zmiany ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie. Tym razem jednak proponowanym zmianom nie towarzyszyła żadna szersza debata w środowisku osób przeciwdziałąjących przemocy w rodzinie. O ile brak debaty nad proponowaną zmianą przepisów nie stanowi wyjątku, o tyle razi kontrast pomiędzy siłą reakcji środowiska na propozycję zmiany definicji przemocy w rodzinie, a brakiem jakiejkolwiek reakcji na zmiany dotyczące ochrony danych osobowych.

Bez względu na to, czy debatowano, czy nie, 4 maja 2019 roku zaczęły obowiązywać przepisy, które w sposób zasadniczy zmieniają praktykę przetwarzania danych osobowych w obszarze przeciwdziałania przemocy w rodzinie².

Co się zmieniło?

Wymogi związane z obowiązywaniem RODO wymusiły na ustawodawcy wprowadzenie zmian do poszczególnych ustaw (w tym w uppwr) dotyczących szczegółowego określenia kto, czyje dane osobowe oraz jakie konkretnie dane osobowe będzie przetwarzał. Dotychczasowe brzmienie uppwr było w tym zakresie lakoniczne. Wprowadzając nowe zapisy, ustawodawca jednocześnie zlikwidował trwającą od 2011 roku rozbieżność pomiędzy treścią uppwr a rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie procedury „Niebieskie Karty” i wzorów formularzy „Niebieska Karta”. Ustawa bowiem zawierała odniesienie do przetwarzania danych osób doznających lub stosujących przemoc w rodzinie, a rozporządzenie wprowadzało pojęcie osób, co do których istnieje podejrzenie, że są dotknięte lub stosują przemoc w rodzinie. Rozbieżność ta stała się szczególnie niebezpieczna w momencie obowiązywania reżimu RODO³. Od 4 maja 2019 roku wprowadzono zatem nowe brzmienie art. 9c uppwr, który precyzuje, jakie dane osobowe oraz jakich grup osób członkowie zespołów interdyscyplinarnych oraz grup roboczych mogą przetwarzać. Wskazano cztery kategorie osób, których dane podlegają przetwarzaniu:

osób, co do których istnieje podejrzenie, że są dotknięte przemocą w rodzinie oraz osób dotkniętych przemocą w rodzinie,
innych osób pozostających we wspólnym gospodarstwie z osobą, wobec której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie lub z osobą stosującą przemoc w rodzinie,
osób, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie oraz osób stosujących przemoc w rodzinie,
osób zgłaszających podejrzenie stosowania przemocy w rodzinie oraz świadków przemocy.

Pomimo założonej precyzji wskazania danych, które mogą podlegać przetwarzaniu, nie udało się uniknąć zbytniego zawężenia lub rozszerzenia rodzaju przetwarzanych danych. Na przykład art. 9c ust. 1 pkt 2 lit e) pozwala przetwarzać dane dziecka poprzez wskazanie szkoły i klasy, do której dziecko uczęszcza. Tymczasem dziecko może być w wieku przedszkolnym lub chodzić do żłobka, o czym już się nie wspomina. Z kolei w art. 9c ust. 1 pkt 3 lit f) pozwala umieścić informacje o stopniu pokrewieństwa, co wydaje się być zbyt daleko idącym wskazaniem, skoro istotne jest ustalenie, czy dana osoba jest członkiem rodziny w rozumieniu uppwr. Bez względu jednak na powyższe uwagi należy uznać, że zarówno wskazanie kategorii osób, których dane podlegają przetwarzaniu, jak i wymienienie rodzaju tych danych, w sposób znaczący porządkuje pracę zespołów interdyscyplinarnych i grup roboczych.

Kolejną pozytywną zmianą jest wprowadzenie w art. 9c ust. 4 uppwr zasady ograniczonego dostępu do dokumentacji wytworzonej przez zespół interdyscyplinarny i grupy robocze. Ustawodawca wskazał bowiem, że dostęp do tej dokumentacji jest zarezerwowany dla następującej kategorii osób:

członków zespołu interdyscyplinarnego,
członków grup roboczych,
osób, którym takie uprawnienie przysługuje na mocy ustawy,
osobom, co do których istnieje podejrzenie, że doznają przemocy w rodzinie lub osób doznających przemocy w rodzinie,
w ograniczonym zakresie (patrz niżej) osobom, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie lub osób stosujących przemoc w rodzinie.

Wyliczenie powyższe ma charakter enumeratywny, co oznacza, że żadne inne podmioty nie mają takiego uprawnienia. Tak sformułowana treść przepisu wprowadza istotną zmianę do praktyki, jaka miała miejsce przed omawianą nowelizacją. Poprzedni stan prawny nie zawierał bowiem podstawy dla udostępnienia wglądu w dokumentację dla członków rodzin, wobec których zespół interdyscyplinarny i/lub grupa robocza podejmuje działania. Obecnie bezwarunkowy dostęp do dokumentacji uzyskują osoby, co do których istnieje podejrzenie, że zostały dotknięte przemocą w rodzinie oraz osoby doznające przemocy w rodzinie. Przewidziano również prawo dostępu do dokumentacji dla osób, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie oraz osób stosujących przemoc w rodzinie. W przypadku jednak tej kategorii osób uczyniono daleko idące ograniczenie dostępu w art. 9c ust. 5 uppwr. Mając na uwadze bezpieczeństwo osób doznających przemocy w rodzinie oraz osób, co do których istnieje podejrzenie, że zostały dotknięte przemocą w rodzinie, ustawodawca wymienił dokumenty zawierające dane tych osób, do których dostęp nie będzie udzielany. Przyjęto zatem konstrukcję, w której ustawodawca z góry przewiduje, do jakiego rodzaju dokumentów dostęp mógłby stanowić zagrożenie bezpieczeństwa. Wśród wymienionych dokumentów, do których nie udziela się dostępu osobom, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie lub stosującym przemoc w rodzinie znajdują się:

formularze „Niebieska Karta” zawierające dane osób dotkniętych przemocą w rodzinie;
protokoły z posiedzeń zespołu interdyscyplinarnego oraz grup roboczych, chyba że dotyczą wyłącznie działań podejmowanych wobec osób, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie oraz osób stosujących przemoc w rodzinie;
notatki i dokumenty wytworzone przy realizacji zadań, o których mowa w art. 9b, chyba że dokumenty te dotyczą wyłącznie działań podejmowanych wobec osób, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie oraz osób stosujących przemoc w rodzinie;
inne dokumenty zgromadzone przy realizacji zadań, o których mowa w art. 9b, a których udostępnienie mogłoby spowodować zagrożenie życia, zdrowia lub bezpieczeństwa osób dotkniętych przemocą w rodzinie lub osób zgłaszających podejrzenie stosowania przemocy w rodzinie.

Rangę zapisu ustawowego zyskała dotychczasowa interpretacja byłego GIODO wskazująca, że administratorem danych osobowych wskazanych w art. 9c uppwr jest ośrodek pomocy społecznej. Również w tym wypadku taki zapis w ustawie rozwiewa wszelkie ewentualne wątpliwości w tym zakresie.

Ostatnią wprowadzoną zmianą jest wskazanie w art. 9c ust. 7 na minimalne warunki zabezpieczenia danych osobowych przez administratora polegające na:

Dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;
Pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w tajemnicy.

Jak wynika z tytułu ustawy wprowadzającej zmiany do uppwr, podstawę omawianej regulacji stanowią wymogi RODO. Tym samym podstawą interpretacji uprawnień związanych z dostępem do dokumentacji należy również poszukiwać w RODO. Podejście praktyczne do omówionych przepisów nakazuje bowiem przygotowanie od strony technicznej umożliwienia dostępu do dokumentacji. Poczynając od ustalenia terminu, w którym należy umożliwić wgląd, poprzez rozpoznanie żądania uzyskania kopii danych osobowych, aż do postępowania w przypadku ewentualnej skargi na odmowę udostępnienia danych. Może się okazać, że samo RODO w tych obszarach nie jest precyzyjne lub pozostawia dużo swobody administratorowi danych. Zagadnienie to zostało już poruszone w interpretacji UODO w zakresie relacji dostępu do dokumentacji medycznej w kontekście praw wynikających z RODO: https://uodo.gov.pl/pl/138/440

Funkcjonowanie zespołów interdyscyplinarnych i grup roboczych po 4 maja 2019 roku zyskało większe bezpieczeństwo prawne w zakresie legalności i obszaru przetwarzania danych osobowych. Również w relacji z osobami, do których skierowany jest system przeciwdziałania przemocy w rodzinie uzyskano podstawy do bardziej przejrzystego funkcjonowania. Jak w przypadku wszystkich przepisów, praktyka zweryfikuje ich kompatybilność z systemem przeciwdziałania przemocy w rodzinie.

Treść znowelizowanego art. 9c uppwr

Art. 9c

Członkowie zespołu interdyscyplinarnego oraz grup roboczych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, o których mowa w art. 9b, przetwarzają dane:

1) osób, co do których istnieje podejrzenie, że są dotknięte przemocą w rodzinie, oraz osób dotkniętych przemocą w rodzinie:

imię i nazwisko,
imiona rodziców,
wiek,
adres miejsca zamieszkania lub pobytu,
numer telefonu lub adres poczty elektronicznej lub inny sposób kontaktu, jeżeli posiada,
informacje o stanie zdrowia,
informacje o nałogach,
informacje o skazaniach, orzeczeniach o ukaraniu, innych orzeczeniach wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym,
informacje o sytuacji rodzinnej,
informacje o sytuacji zawodowej i źródłach utrzymania,
informacje o sytuacji mieszkaniowej;

2) innych osób pozostających we wspólnym gospodarstwie z osobą, wobec której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie, lub z osobą stosującą przemoc w rodzinie:

imię i nazwisko,
stosunek pokrewieństwa z osobą, co do której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie, lub z osobą stosującą przemoc w rodzinie,
wiek,

informacje o sytuacji zawodowej i źródłach utrzymania,

w przypadku dzieci - dane szkoły i klasy, do której uczęszcza dziecko;

3) osób, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie, oraz osób stosujących przemoc w rodzinie:

imię i nazwisko,
wiek,
stan cywilny,
adres miejsca zamieszkania lub pobytu,

numer telefonu lub adres poczty elektronicznej lub inny sposób kontaktu, jeżeli posiada,

stosunek pokrewieństwa z osobą, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie lub z osobą dotkniętą przemocą w rodzinie,

informacje o stanie zdrowia,

informacje o nałogach,

informacje o skazaniach, orzeczeniach o ukaraniu, innych orzeczeniach wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym,

informacje o sytuacji zawodowej i źródłach utrzymania;

4) osób zgłaszających podejrzenie stosowania przemocy w rodzinie oraz świadków przemocy:

imię i nazwisko,
adres miejsca zamieszkania,
numer telefonu lub adres poczty elektronicznej lub inny sposób kontaktu, jeżeli posiada.

2. Członkowie zespołu interdyscyplinarnego oraz grup roboczych zobowiązani są do zachowania poufności wszelkich informacji i danych, które uzyskali przy realizacji zadań, o których mowa w art. 9b ust. 2 i 3. Obowiązek ten rozciąga się także na okres po ustaniu członkostwa w zespole interdyscyplinarnym oraz w grupach roboczych.

3. Przed przystąpieniem do wykonywania czynności, o których mowa w art. 9b ust. 2 i 3, członkowie zespołu interdyscyplinarnego oraz grup roboczych składają organowi, o którym mowa w art. 9a ust. 2, oświadczenie o następującej treści: „Oświadczam, że zachowam poufność informacji i danych, które uzyskałem przy realizacji zadań związanych z przeciwdziałaniem przemocy w rodzinie oraz, że znane mi są przepisy o odpowiedzialności karnej za udostępnienie danych osobowych lub umożliwienie do nich dostępu osobom nieuprawnionym”.

4. Poza przypadkami wskazanymi w ustawie do dokumentacji wytworzonej przy realizacji zadań, o których mowa w art. 9b, dostęp mają wyłącznie członkowie zespołu interdyscyplinarnego oraz grup roboczych oraz osoby wskazane w ust. 1 pkt 1 i 3.

5. Osoby, o których mowa w ust. 1 pkt 3, mają dostęp do dokumentacji, z wyłączeniem dostępu do dokumentacji zawierającej dane osób dotkniętych przemocą w rodzinie oraz osób zgłaszających podejrzenie stosowania przemocy w rodzinie, których udostępnienie mogłoby spowodować zagrożenie życia, zdrowia lub bezpieczeństwa osób dotkniętych przemocą w rodzinie lub osób zgłaszających podejrzenie stosowania przemocy w rodzinie, w szczególności z wyłączeniem dostępu do:

formularzy „Niebieska Karta” zawierających dane osób dotkniętych przemocą w rodzinie;

protokołów z posiedzeń zespołu interdyscyplinarnego oraz grup roboczych, chyba że dotyczą wyłącznie działań podejmowanych wobec osób, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie, oraz osób stosujących przemoc w rodzinie;

notatek i dokumentów wytworzonych przy realizacji zadań, o których mowa w art. 9b, chyba że dokumenty te dotyczą wyłącznie działań podejmowanych wobec osób, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie, oraz osób stosujących przemoc w rodzinie;

innych dokumentów zgromadzonych przy realizacji zadań, o których mowa w art. 9b, których udostępnienie mogłoby spowodować zagrożenie życia, zdrowia lub bezpieczeństwa osób dotkniętych przemocą w rodzinie lub osób zgłaszających podejrzenie stosowania przemocy w rodzinie.

6. Administratorem danych przetwarzanych na podstawie przepisów niniejszego artykułu jest ośrodek pomocy społecznej zapewniający obsługę organizacyjno-techniczną zespołu interdyscyplinarnego.

7. Zabezpieczenia stosowane przez administratora danych w celu ochrony danych osobowych polegają co najmniej na:

dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;
pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w tajemnicy.

_________________

1. Ustawa o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie z dnia 29 lipca 2005 r. (Dz.U. Nr 180, poz. 1493) tj. z dnia 24 sierpnia 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 1390).

2. Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 21 lutego 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 730).

3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.